Comprar ou transmitir um imóvel envolve mais do que assinar um contrato. Entender a sequência entre escritura, impostos e matrícula ajuda você a evitar exigências e retrabalho.
Resposta rápida
Os passos para a escritura e o registro de imóveis começam pela conferência da matrícula e dos documentos das partes, passam pela lavratura da escritura pública no Cartório de Notas e pelo tratamento do ITBI, quando aplicável, e terminam com a apresentação do título ao Cartório de Registro de Imóveis competente. A escritura formaliza a declaração de vontade, mas é o registro que atualiza a matrícula e torna pública a aquisição da propriedade. A escritura e o recolhimento do ITBI, quando exigido, devem estar tratados antes da apresentação para registro, sem que exista uma ordem universal entre esses dois atos. A sequência prática pode variar conforme o município e o caso. Como a documentação e as exigências podem variar conforme o imóvel, a operação e a situação familiar dos envolvidos, a análise jurídica preventiva ajuda a identificar pendências antes da assinatura.
Resumo
- A escritura pública é feita no Cartório de Notas, enquanto o registro ocorre no cartório imobiliário da região do imóvel.
- A matrícula atualizada revela a cadeia registral, a titularidade e eventuais ônus que precisam ser analisados.
- Documentos pessoais, certidões, informações do imóvel e prova do recolhimento do ITBI devem ser organizados antes do ato.
- A escritura sozinha não encerra a transmissão imobiliária: o título precisa ser levado ao Registro de Imóveis.
- Uma conferência técnica prévia reduz o risco de nota devolutiva, divergência de dados e retrabalho.
O que é escritura e registro de imóveis?
Escritura pública e registro imobiliário são atos diferentes. A escritura é lavrada por um tabelião de notas e documenta o negócio ou a declaração das partes. O registro é feito na matrícula do imóvel pelo cartório competente e dá publicidade à titularidade e às alterações jurídicas do bem.
Quando você compra um imóvel, é comum confundir o contrato, a escritura e o registro. O contrato pode estabelecer obrigações entre comprador e vendedor. A escritura pública formaliza a manifestação de vontade perante o tabelião. Já o registro transporta essa informação para a matrícula, que funciona como o histórico jurídico individualizado do imóvel.
A distinção tem efeito prático. Segundo o TJDFT, para saber quem é o proprietário de um imóvel, é necessário consultar o registro no Cartório de Registro de Imóveis. Por isso, guardar a escritura sem verificar a matrícula atualizada deixa a operação incompleta do ponto de vista registral.
A escritura pode ser lavrada em qualquer tabelionato de notas, conforme orientação destacada pelo CNJ. O registro, porém, deve ser apresentado ao cartório de imóveis que atende à região em que o bem está situado. Essa diferença evita que você encaminhe o título a uma serventia sem atribuição para praticar o ato.
A sequência mais comum envolve conferir a documentação, ajustar o negócio, lavrar a escritura e apresentar o traslado ao Registro de Imóveis. A Casa e Jardim descreve essa lógica como a passagem do contrato para a escritura e, depois, para a atualização da matrícula. Em situações de inventário, doação, partilha ou regularização, a estrutura pode mudar, porque o título e os documentos exigidos serão outros.
Na prática de cartório, muitos problemas aparecem quando a descrição do imóvel não coincide com a matrícula, quando o estado civil não está atualizado ou quando existe uma transmissão anterior sem registro. A situação tem solução em muitos casos, mas o caminho depende da origem da pendência. Antes de assinar, vale entender se você está diante de uma compra e venda regular, de uma escritura tardia ou de uma necessidade de regularização.
A Augusto Castro, Advocacia orienta que a análise comece pela matrícula atualizada e pelo histórico do bem. Essa leitura preventiva permite separar o que pertence à escritura do que somente poderá ser resolvido perante o Registro de Imóveis, com atenção também aos efeitos sucessórios e patrimoniais da operação.
Quais são os documentos necessários para a escritura?
A documentação varia conforme o negócio, o imóvel e as pessoas envolvidas. Em uma compra e venda comum, você deve reunir documentos pessoais, informações civis, matrícula atualizada, certidões pertinentes e comprovantes necessários para o ato notarial e para o recolhimento tributário.
Comece pelos documentos de identificação das partes, como documento oficial e cadastro fiscal, além das informações de estado civil, profissão e endereço. Se alguém for representado, será preciso examinar a procuração e seus poderes. Pessoas jurídicas normalmente exigem documentos de constituição, alterações, representação e identificação de quem assina.
Também devem ser conferidos os documentos do imóvel. A matrícula atualizada é central porque mostra a descrição, o titular registral, os atos anteriores e eventuais ônus. Ônus são restrições ou direitos que recaem sobre o bem, como hipoteca, penhora, usufruto ou outra anotação capaz de afetar a operação.
A certidão de inteiro teor merece atenção. O RI Digital explica que ela pode ser negativa quando não há ônus sobre o imóvel e positiva quando consta hipoteca, penhora, usufruto ou outro ônus. Essa leitura não deve ser feita apenas para cumprir uma lista: ela ajuda a verificar se o vendedor pode dispor do bem e se a negociação precisa de providências adicionais.
Separe ainda os documentos que esclarecem a situação fiscal e cadastral do imóvel, como informações municipais, cadastro e comprovantes solicitados pelo tabelionato. Em 2025, o CNJ divulgou entendimento no sentido de que certidões negativas de débitos tributários federais, estaduais ou municipais não podem ser exigidas como condição para lavrar, registrar ou averbar escritura pública de compra e venda. Elas podem ser solicitadas para fins informativos. Isso não elimina a necessidade de analisar débitos, responsabilidades contratuais ou exigências específicas do caso.
O ITBI, imposto municipal incidente em determinadas transmissões onerosas entre vivos, também precisa ser tratado com o município competente. A forma de emissão e os documentos para recolhimento dependem da administração municipal, por isso você deve confirmar a orientação local antes da lavratura.
Se o imóvel estiver em inventário, for objeto de partilha, doação, cessão de direitos ou regularização, serão necessários documentos adicionais. Podem entrar na análise certidões de óbito, formal de partilha, escritura anterior, cadeia de contratos, documentos de herdeiros e comprovações de representação. Não é recomendável presumir que a documentação de uma compra comum sirva para todos os atos.
Organize os documentos em conjunto com a matrícula. O cartório costuma identificar divergências de nome, CPF, regime de bens, área, confrontações e endereço. Uma pequena diferença pode exigir averbação ou retificação antes do registro principal. O caminho mais seguro é descobrir essa incompatibilidade antes da assinatura, quando ainda existe espaço para corrigir o negócio com clareza.
Como é o processo de realização da escritura?
O procedimento costuma envolver a conferência dos documentos, o atendimento no Cartório de Notas, a análise das certidões e das informações do imóvel, o tratamento do ITBI quando aplicável, a lavratura da escritura e a apresentação do título ao Registro de Imóveis. A escritura e o ITBI, quando aplicável, devem estar tratados antes da apresentação ao Registro de Imóveis. A ordem prática entre esses atos pode variar conforme o município e o caso. A transmissão somente se completa no plano registral depois que o título é qualificado e lançado na matrícula.
Passo 1: Comparecer ao Cartório de Notas
O primeiro ato formal ocorre no Cartório de Notas. Você apresenta os documentos das partes, os dados do imóvel e a minuta ou as informações do negócio. O tabelião verifica a identidade, a capacidade e a manifestação de vontade dos participantes. Se houver procurador, representante de empresa, cônjuge ou interveniente, a participação deve estar juridicamente justificada.
A escritura pública deve refletir aquilo que foi efetivamente combinado. Por isso, o texto precisa indicar o imóvel de acordo com a matrícula, a qualificação completa das partes, a origem da titularidade, a forma de pagamento quando pertinente e as declarações necessárias ao negócio. O contrato particular pode servir como base, mas não substitui a conferência do título público quando a lei exigir a escritura.
Você não precisa escolher o tabelionato pela localização do imóvel, porque a escritura pode ser lavrada em qualquer tabelionato de notas, conforme o CNJ. Essa liberdade não se confunde com a competência para registrar. Depois da assinatura, o título deverá seguir para a serventia imobiliária da circunscrição do imóvel.
Antes de comparecer, confirme se todos que precisam assinar estarão presentes ou se existe representação válida. A ausência de uma pessoa essencial pode impedir a conclusão do ato. Em operações familiares, também é importante examinar o regime de bens e a necessidade de participação do cônjuge, sem presumir que a assinatura de apenas uma pessoa seja suficiente.
Passo 2: Verificar certidões negativas
A verificação de certidões serve para compreender o contexto jurídico do negócio. O foco não deve ser apenas procurar uma certidão com resultado negativo. É preciso relacionar as informações com a matrícula, com a titularidade e com as obrigações assumidas pelas partes.
Em relação aos débitos tributários, o CNJ firmou entendimento divulgado em 2025 de que certidões negativas federais, estaduais ou municipais não podem ser impostas como condição para lavratura, registro ou averbação de escritura pública de compra e venda. A mesma orientação admite que esses documentos sejam solicitados com finalidade informativa. Isso significa que você deve distinguir exigência legal do cartório, cautela contratual e investigação patrimonial.
Mesmo quando determinada certidão não é condição para o ato, a informação pode ser relevante para a negociação. Débitos, restrições administrativas e obrigações vinculadas ao imóvel precisam ser avaliados para definir responsabilidades entre as partes. O contrato e a escritura devem tratar do assunto com clareza, sem esconder uma pendência atrás da formalização.
Além das certidões, confronte a matrícula com a realidade. Confira endereço, área, unidade, vaga, confrontações e titular. Se a pessoa que vende não aparece como proprietária, o registro poderá exigir a recomposição da cadeia dominial, isto é, a demonstração dos atos que ligam o titular registral ao negócio atual.
A experiência de quem atuou por 15 anos em cartório mostra por que essa etapa não deve ser reduzida a uma lista automática. Uma certidão pode estar formalmente válida e, ainda assim, não responder à dúvida principal do caso. O trabalho consiste em interpretar os documentos em conjunto e antecipar a exigência provável do registrador.
Passo 3: Tratar o ITBI conforme o caso
O ITBI é um tributo municipal relacionado, em regra, à transmissão onerosa de imóvel entre vivos. Na compra e venda, você deve verificar com o município competente como declarar a operação, emitir a guia e apresentar o comprovante exigido para a escritura ou para o registro, conforme a prática local.
O imposto não deve ser tratado como detalhe para o fim do procedimento. A base de cálculo, o momento de recolhimento, os documentos e as hipóteses de não incidência ou tratamento específico dependem da legislação municipal e da natureza do negócio. Por isso, a análise precisa considerar o imóvel, o valor declarado, a forma de transmissão e eventuais particularidades do contrato.
O TJDFT informa que, antes do registro, é necessário lavrar a escritura de compra e venda em um Cartório de Notas e recolher o ITBI. A ordem prática pode envolver providências administrativas anteriores, mas a lógica permanece: o título deve estar formalizado e o tributo tratado antes da apresentação registral, quando essa for a exigência aplicável.
Guarde a guia, o comprovante e os documentos que sustentam o lançamento. Se houver divergência entre os dados do município, da escritura e da matrícula, a inconsistência pode gerar exigência ou necessidade de correção. Em operações de patrimônio relevante, também vale examinar os efeitos tributários antes da assinatura, sobretudo quando a compra se relaciona a uma reorganização familiar ou empresarial.
Passo 4: Análise do tabelião
Com os documentos em mãos, o tabelião analisa se o ato pode ser praticado. Essa análise envolve a identidade e a capacidade das partes, a legitimidade para dispor do imóvel, a regularidade da representação e a coerência entre os documentos apresentados.
O tabelião também verifica a vontade livre e consciente dos participantes. Se houver dúvida sobre poderes de procuração, representação societária, estado civil ou regime de bens, pode solicitar esclarecimentos e documentos complementares. A exigência não significa, por si só, que o negócio não possa prosseguir. Ela indica que falta esclarecer um ponto antes da lavratura.
A descrição do imóvel deve ser fiel à matrícula. Quando contrato, cadastro municipal e registro apresentam informações diferentes, é necessário identificar qual dado precisa ser corrigido e por qual procedimento. Dependendo da origem, a solução pode ser uma averbação, uma retificação de área, a atualização do estado civil ou a regularização de uma transmissão anterior.
Essa etapa é diferente da qualificação do registrador. O tabelião examina a possibilidade de lavrar a escritura. Depois, o oficial do Registro de Imóveis analisará o título à luz da matrícula e dos princípios registrais. Um documento aceito no Cartório de Notas ainda pode receber exigência no Registro de Imóveis, porque são análises com finalidades próprias.
Quando houver nota devolutiva, leia o motivo com atenção. Nota devolutiva é a comunicação do registrador indicando o que precisa ser esclarecido, corrigido ou complementado. A resposta adequada depende do conteúdo da exigência. Em alguns casos, basta apresentar um documento. Em outros, será preciso ajustar o título ou adotar uma medida de regularização.
Passo 5: Lavratura da escritura
Depois da conferência, o tabelionato redige a escritura pública. As partes devem ler o conteúdo, esclarecer dúvidas e confirmar que os dados do negócio correspondem ao que foi acordado. A assinatura encerra a etapa notarial, mas não substitui o protocolo no Registro de Imóveis.
O traslado ou a certidão da escritura deve ser encaminhado ao Cartório de Registro de Imóveis competente, aquele que atende à circunscrição onde o imóvel está localizado. O CNJ destaca essa limitação territorial para o registro, ainda que a lavratura possa ocorrer em outro tabelionato de notas.
No Registro de Imóveis, o título é protocolado e passa por qualificação. O oficial compara a escritura com a matrícula, verifica a continuidade dos registros, a especialidade do imóvel e a presença dos documentos necessários. Continuidade significa que cada transmissão precisa se ligar ao titular anterior. Especialidade exige que o imóvel esteja identificado de modo suficiente para não ser confundido com outro.
O Jusbrasil informa que, após o traslado da escritura, o adquirente deve encaminhá-lo ao cartório da circunscrição do imóvel e menciona prazo de até 30 dias para o registro. Esse dado deve ser compreendido junto com a data do protocolo, a legislação aplicável e a eventual existência de exigências, pois o acompanhamento não termina na entrega do documento.
Ao final, confira a matrícula atualizada. O objetivo prático é verificar se o ato foi lançado corretamente, com comprador, descrição do imóvel e demais informações compatíveis com a escritura. Se houver exigência, é importante respondê-la de modo técnico e dentro do procedimento indicado pelo cartório.
Para famílias que estão organizando a sucessão, essa conferência tem valor adicional. Um imóvel sem registro atualizado pode dificultar venda, financiamento, doação, inventário ou partilha. A escritura e o registro devem ser vistos como parte da organização patrimonial, não apenas como formalidade de uma compra.
A Augusto Castro, Advocacia atua com escrituras, registros, regularização de imóveis, compra e venda e planejamento patrimonial e sucessório. A orientação é examinar a matrícula e a cadeia documental antes de escolher o caminho, especialmente quando o imóvel veio de herança, está em nome de pessoa falecida ou possui contratos antigos.
Se a documentação revelar irregularidade, não force a operação como se fosse uma compra simples. O caso pode exigir escritura tardia, adjudicação compulsória, usucapião, inventário, sobrepartilha, retificação ou outra providência. A situação tem solução em diferentes cenários, mas a medida adequada depende da origem da posse, dos documentos existentes e da história registral do imóvel.
Depois de entender a pendência, você consegue definir uma sequência coerente: reunir documentos, corrigir dados pessoais, tratar o tributo aplicável, formalizar o título e acompanhar a matrícula. O caminho mais seguro é contar com advogado especializado em Direito Imobiliário e Direito Notarial e Registral para avaliar o caso e orientar as providências compatíveis com a lei.
- Reúna os documentos pessoais, civis e societários das partes envolvidas.
- Atualize e examine a matrícula, a certidão de inteiro teor e os documentos do imóvel.
- Compareça ao Cartório de Notas competente para apresentar os dados e formalizar a escritura.
- Verifique as certidões e esclareça débitos, restrições e divergências documentais.
- Recolha o ITBI conforme a orientação do município responsável pela transmissão.
- Leia e assine a escritura pública depois da análise do tabelião.
- Encaminhe o traslado ao Cartório de Registro de Imóveis da região do imóvel.
- Acompanhe a qualificação registral e confira a matrícula depois do lançamento do ato.
- Comprar um imóvel regular e atualizar a titularidade → Confira a matrícula, formalize a escritura no Cartório de Notas, trate o ITBI e encaminhe o título ao Registro de Imóveis competente.
- Organizar a transmissão de patrimônio familiar → Analise a matrícula e a situação sucessória antes de escolher entre compra e venda, doação, testamento, holding ou inventário.
- Vender um imóvel com divergência de área ou de titularidade → Interrompa a sequência comum e faça um diagnóstico registral para definir se será necessária retificação, averbação ou regularização anterior.
- Resolver um imóvel sem escritura ou sem registro → Reúna contratos, comprovantes de posse e documentos antigos para avaliar escritura tardia, adjudicação compulsória, usucapião ou inventário.
Leia também
- guia para entender o registro de imóveis no Brasil
- como regularizar um imóvel sem escritura
- planejamento patrimonial e sucessório para organizar a transmissão de bens
- como fazer um inventário em cartório
Perguntas frequentes
A escritura já me torna proprietário do imóvel?
A escritura formaliza o negócio perante o tabelião, mas a propriedade imobiliária deve ser analisada a partir do registro na matrícula. Depois da lavratura, o título precisa ser apresentado ao Cartório de Registro de Imóveis competente e conferido na matrícula atualizada.
Posso fazer a escritura em qualquer Cartório de Notas?
Segundo o CNJ, a escritura pode ser lavrada em qualquer tabelionato de notas. O registro, por sua vez, deve ser apresentado ao cartório de imóveis responsável pela região onde o imóvel está situado.
O que é a matrícula do imóvel?
É o registro individualizado que reúne a descrição do imóvel, a titularidade, as transmissões e as restrições jurídicas lançadas ao longo do tempo. A matrícula atualizada é uma das principais bases para analisar a escritura e o registro.
O ITBI deve ser recolhido antes do registro?
O ITBI deve ser tratado conforme a legislação e a orientação do município competente. Em uma compra e venda, o TJDFT informa que, antes do registro, é necessário lavrar a escritura e recolher o imposto aplicável.
Certidão negativa de débito tributário é sempre obrigatória?
Não se deve tratar essa exigência como automática. O CNJ divulgou entendimento de que certidões negativas de débitos tributários não podem ser exigidas como condição para lavrar, registrar ou averbar escritura pública de compra e venda, embora possam ser solicitadas para fins informativos.
O que acontece se o Registro de Imóveis fizer uma exigência?
O cartório pode emitir uma nota devolutiva, indicando documentos, correções ou esclarecimentos necessários. A resposta depende do conteúdo da exigência. Pode ser suficiente apresentar um documento, ou pode ser necessário retificar dados e regularizar um ato anterior.
Quanto tempo o registro leva?
O Jusbrasil menciona prazo de até 30 dias para o registro após o encaminhamento do traslado, mas o acompanhamento deve considerar o protocolo, a análise do título e eventual exigência cartorária.
O que fazer se o imóvel não tem escritura ou registro?
A situação precisa ser diagnosticada pela matrícula, pelos contratos e pelo histórico da posse. Dependendo do caso, podem existir caminhos como escritura tardia, adjudicação compulsória, usucapião, inventário ou outra forma de regularização. A orientação de advogado especializado ajuda a definir a medida adequada.
Glossário
Escritura pública: Documento lavrado por tabelião de notas que formaliza declarações e negócios jurídicos conforme a lei.
Matrícula: Registro individual do imóvel, com sua descrição, titularidade, transmissões e eventuais restrições.
Registro de Imóveis: Serviço responsável por qualificar títulos e lançar atos jurídicos na matrícula do imóvel.
ITBI: Imposto municipal relacionado, em regra, à transmissão onerosa de imóvel entre pessoas vivas.
Nota devolutiva: Comunicação do registrador que aponta exigências ou esclarecimentos necessários para o título prosseguir.
Ônus: Direito ou restrição que recai sobre o imóvel, como hipoteca, penhora ou usufruto.
Cadeia dominial: Sequência de títulos que demonstra como a titularidade do imóvel passou de uma pessoa para outra.